Sau vài tháng chuẩn bị, bạn có một xấp giấy dày gồm bản gốc, bản chứng thực, bản dịch và bản đã hợp pháp hoá, cho từng người trong nhà. Cách bạn tổ chức xấp giấy ấy quyết định mọi bước sau đi nhanh hay chậm.
Chia theo người trước, theo loại sau
Mỗi thành viên một bìa riêng. Trong mỗi bìa chia theo loại: nhân thân, hộ tịch, học vấn, nghề nghiệp, tài chính, y tế.
Cách chia này khớp với cách mẫu đơn hỏi, nên khi điền hồ sơ bạn mở đúng bìa đúng ngăn. Chia theo loại trước rồi mới theo người thì ngược với cách bạn sẽ dùng.
Bảng theo dõi hạn
Một bảng duy nhất cho cả nhà: mỗi dòng một giấy tờ, ghi của ai, cấp ngày nào, hết hạn ngày nào, đã dịch chưa, đã hợp pháp hoá chưa.
Đây là công cụ quan trọng nhất trong cả bộ. Nhìn vào nó, bạn biết ngay cái nào sắp hết hạn và cái nào còn thiếu bước.
Nhóm giấy tờ có hạn ngắn
Lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận cư trú, kết quả khám sức khoẻ. Bốn thứ này thường chỉ có giá trị vài tháng.
Hãy làm chúng cùng một đợt và càng sát ngày nộp càng tốt. Làm quá sớm là phải làm lại và trả tiền hai lần.
Nhóm không hết hạn
Giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, bằng cấp. Nội dung không đổi nên bản dịch dùng được lâu, dù một số cơ quan vẫn yêu cầu bản chứng thực gần đây.
Hãy làm nhóm này trước, ngay từ đầu quá trình. Chúng là phần nền và chúng không bị áp lực thời gian.
Số bản cần
Tính theo công thức: một bản cho cơ quan tiếp nhận, một bản lưu của bạn, một bản dự phòng, cộng thêm nếu có bên thứ ba cần.
Với gia đình bốn người và mười loại giấy tờ, con số tổng khá lớn. Hãy tính một lần và đặt đủ, vì đặt thêm sau nghĩa là làm lại thủ tục công chứng.
Số hoá toàn bộ
Quét hoặc chụp mọi tờ, cả bản gốc lẫn bản dịch lẫn bản đã hợp pháp hoá. Đặt tên tệp theo quy tắc cố định: ngày, loại giấy, tên người.
Lưu ở hai nơi độc lập và kiểm tra định kỳ rằng bản sao lưu mở được. Đây là việc của một buổi chiều và nó phục vụ bạn nhiều năm.
Bản giấy để đâu
Bản gốc trong túi chống ẩm, tách khỏi nơi để giấy tờ hằng ngày. Bản chứng thực và bản dịch trong các bìa đã chia, để ở nơi dễ lấy.
Đừng để tất cả trong một cặp mang theo người. Mất một cặp chứa toàn bộ giấy tờ của cả nhà là tình huống rất khó khắc phục.
Đừng trộn các đợt với nhau
Nếu bạn dịch làm nhiều đợt cách nhau vài tháng, hãy để mỗi đợt một ngăn riêng kèm ngày. Bản của đợt sau có thể khác đợt trước ở một vài chi tiết.
Khi nộp, hãy dùng nhất quán một bộ thay vì lấy mỗi nơi một tờ. Một hồ sơ gồm các tờ từ nhiều đợt khác nhau rất dễ có chỗ không khớp mà bạn không nhận ra.
Khi nào làm mới
Đặt lời nhắc trước hạn hai tháng cho mọi giấy tờ nhóm ngắn hạn. Và rà lại toàn bộ bảng mỗi ba tháng trong suốt thời gian hồ sơ chạy.
Với hồ sơ kéo dài hai ba năm, bạn sẽ phải làm mới nhóm ngắn hạn ít nhất một lần. Biết trước điều đó và lên lịch cho nó thay vì bị động.
Một tệp danh mục ở đầu bộ
Trang đầu tiên của bộ hồ sơ nên là một danh mục: tờ số mấy là gì, của ai, cấp ngày nào. Bạn tự làm cho mình, không phải để nộp.
Khi cần tìm một tờ trong một trăm trang, danh mục này tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và khi phải nộp bổ sung, bạn biết ngay mình đã có gì trong tay.
Mang gì khi đi phỏng vấn
Nguyên tắc là mang bản gốc của mọi thứ đã nộp bản sao, sắp theo đúng thứ tự trong hồ sơ đã nộp. Kẹp giấy nhớ đánh dấu từng loại.
Hãy chuẩn bị xấp này từ hôm trước chứ không phải sáng hôm đi. Việc lục tìm giữa buổi phỏng vấn làm bạn mất tập trung vào phần quan trọng hơn là trả lời câu hỏi.
Bàn giao trong gia đình
Hãy để ít nhất hai người lớn biết giấy tờ ở đâu, bảng theo dõi ở đâu, và mật khẩu bản lưu trực tuyến lấy thế nào.
Viết một trang hướng dẫn ngắn và cất cùng giấy tờ gốc. Với một quá trình kéo dài nhiều năm, đây là thứ giữ cho mọi việc tiếp tục được nếu người phụ trách vắng mặt.
Hỏi đáp
Bản dịch cũ từ hai năm trước còn dùng được không?
Nếu giấy tờ gốc không hết hạn thì thường vẫn dùng được, nhưng một số cơ quan yêu cầu bản chứng thực gần đây. Hãy hỏi trước.
Nên quét hay chụp bằng điện thoại?
Chụp bằng điện thoại đủ dùng nếu rõ chữ và đủ sáng. Hãy chụp thẳng góc và lấy trọn cả tờ kể cả phần dấu.
Cơ quan giữ bản gốc của tôi thì sao?
Hãy xin biên nhận liệt kê từng loại và giữ bản chụp. Nhiều cơ quan chỉ đối chiếu rồi trả lại ngay.
Giữ bộ hồ sơ này trong bao lâu?
Vô thời hạn. Bạn sẽ cần lại cho các thủ tục ở nước đến và cho những hồ sơ nhiều năm sau.
