Phần lớn nội dung về giấy tờ nói về chiều đi: mang giấy Việt Nam ra nước ngoài. Chiều ngược lại ít được nói tới nhưng cũng cần thiết không kém, nhất là với người đã từng học hoặc làm việc ở nước ngoài.
Khi nào bạn cần
Ghi chú hộ tịch cho sự kiện xảy ra ở nước ngoài. Nộp bằng cấp nước ngoài cho một thủ tục trong nước. Chứng minh thu nhập hoặc tài sản ở nước ngoài. Hoặc dùng lý lịch tư pháp nước ngoài trong một hồ sơ ở Việt Nam.
Bốn tình huống này ngày càng phổ biến với người Việt đi lại nhiều, và chúng đều cần cùng một chuỗi thủ tục.
Trình tự
Giấy tờ gốc do cơ quan nước ngoài cấp, được hợp pháp hoá tại nước đó, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, rồi dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại Việt Nam.
Nếu cả hai nước cùng tham gia công ước về miễn hợp pháp hoá, chuỗi rút ngắn lại còn một con tem duy nhất rồi dịch. Hãy kiểm tra điều này trước.
Làm khi còn ở nước đó
Đây là lời khuyên quan trọng nhất trong bài. Hai chặng hợp pháp hoá đầu phải làm tại nước cấp giấy, và làm từ xa sau khi đã về thì khó hơn rất nhiều.
Nếu bạn sắp rời một nước, hãy làm xong chuỗi này cho mọi giấy tờ có thể cần. Một buổi làm việc lúc còn ở đó thay cho nhiều tháng xoay xở từ xa.
Bằng cấp nước ngoài
Ngoài việc hợp pháp hoá, bằng cấp nước ngoài thường cần thêm thủ tục công nhận văn bằng nếu bạn dùng nó cho mục đích học tập hoặc hành nghề tại Việt Nam.
Đây là thủ tục riêng, do cơ quan giáo dục thực hiện, và mất thời gian. Hãy hỏi trước xem mục đích của bạn có cần tới nó không.
Giấy tờ hộ tịch nước ngoài
Giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, bản án ly hôn do nước ngoài cấp cần được ghi chú vào hộ tịch Việt Nam để có hiệu lực trong nước.
Thủ tục ghi chú cần bản đã hợp pháp hoá và dịch. Hãy làm sớm vì việc này có thể mất vài tháng và nó chặn nhiều thủ tục khác.
Lý lịch tư pháp nước ngoài
Nếu bạn từng cư trú ở một nước quá một khoảng thời gian, hồ sơ định cư có thể yêu cầu lý lịch tư pháp của nước đó, và cơ quan Việt Nam cũng có thể hỏi tới.
Giấy này thường có hạn ngắn, nên hãy canh thời điểm xin. Và hãy xin trước khi rời nước đó, vì xin từ xa thường phải qua cơ quan đại diện và mất nhiều tuần.
Sao kê và giấy tờ ngân hàng
Với giấy tờ tài chính, nhiều cơ quan chấp nhận bản có xác nhận của ngân hàng kèm bản dịch, không nhất thiết phải hợp pháp hoá.
Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận mức yêu cầu cụ thể trước khi làm cả chuỗi. Nhiều người làm thừa và mất thời gian không cần thiết.
Giấy tờ của nước thứ ba
Người từng sống ở nhiều nước có thể cần giấy tờ từ một nước không có cơ quan đại diện Việt Nam thường trú. Khi đó việc hợp pháp hoá phải qua cơ quan đại diện kiêm nhiệm ở nước láng giềng.
Hãy tra trước xem cơ quan nào phụ trách khu vực đó và họ nhận hồ sơ qua đường bưu điện hay phải tới trực tiếp. Thông tin này quyết định bạn cần bao nhiêu thời gian và có phải đi lại hay không.
Dịch ở đâu
Bản dịch sang tiếng Việt nên làm tại Việt Nam bởi đơn vị có chức năng, và công chứng theo quy định trong nước.
Hãy gửi kèm bảng thuật ngữ như với chiều ngược lại, đặc biệt là cách viết tên riêng nước ngoài sang tiếng Việt. Sự nhất quán vẫn là nguyên tắc quan trọng nhất.
Hỏi trước mức yêu cầu
Không phải cơ quan nào cũng đòi mức cao nhất. Có nơi chỉ cần bản dịch có công chứng, có nơi cần thêm hợp pháp hoá, có nơi chấp nhận bản chụp kèm bản gốc để đối chiếu.
Một cuộc gọi hoặc một email hỏi trước tiết kiệm được cả chuỗi thủ tục không cần thiết. Rất nhiều người làm thừa vì không ai bảo họ rằng có mức nhẹ hơn.
Lưu cả hai bộ
Sau khi hoàn tất, bạn có hai bộ giấy tờ song song cho cùng một sự kiện. Hãy lưu cả hai cùng nhau, kèm bản chụp.
Với người đi lại giữa hai nước, bộ giấy tờ song ngữ này là thứ dùng đi dùng lại trong nhiều năm. Đầu tư làm một lần cho tử tế là khoản tiết kiệm dài hạn.
Hỏi đáp
Tôi đã về nước rồi mới cần giấy tờ đó thì sao?
Có thể nhờ người thân tại nước đó hoặc dùng dịch vụ, nhưng thường mất nhiều tuần và tốn hơn. Hãy hỏi cơ quan đại diện của nước đó tại Việt Nam về phương án.
Bản điện tử của nước ngoài có dùng được không?
Tuỳ cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam. Một số chấp nhận bản có mã tra cứu, số khác vẫn yêu cầu bản giấy đã hợp pháp hoá.
Giấy tờ tiếng Anh có phải dịch không?
Có, cơ quan Việt Nam yêu cầu bản dịch tiếng Việt có công chứng cho mọi giấy tờ tiếng nước ngoài.
Hợp pháp hoá ở nước ngoài mất bao lâu?
Tuỳ nước, từ vài ngày tới vài tuần. Hãy hỏi cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó về thời gian thực tế.
