Cùng một cái tên được dịch theo ba cách trong ba tài liệu là chuyện rất thường gặp, nhất là khi bạn dịch nhiều đợt ở nhiều nơi. Và với hệ thống máy của cơ quan di trú, ba cách viết là ba thực thể khác nhau.
Bảng thuật ngữ là gì
Một danh sách đơn giản: mỗi dòng ghi tên gốc tiếng Việt và cách viết thống nhất trong bản dịch. Bạn lập nó một lần và gửi cho mọi đơn vị dịch.
Nó mất khoảng mười phút để làm và nó loại bỏ hoàn toàn một nhóm lỗi mà sau này rất khó sửa.
Nhóm một: tên người
Lấy đúng cách viết trong dòng chữ máy đọc ở cuối trang hộ chiếu làm chuẩn, cho mọi thành viên trong gia đình.
Ghi rõ thứ tự họ tên và cách viết không dấu. Đây là nhóm quan trọng nhất vì tên người là khoá nhận dạng chính trong mọi hệ thống.
Nhóm hai: địa danh
Tên tỉnh, huyện, xã nơi sinh và nơi cư trú. Với những nơi đã đổi tên hoặc sáp nhập, hãy ghi cả tên cũ lẫn tên hiện nay và quy ước cách trình bày.
Thông thường nên giữ nguyên tên tiếng Việt không dấu thay vì dịch nghĩa. Một huyện tên Hoà Bình không nên thành một từ tiếng Anh mang nghĩa hoà bình.
Nhóm ba: tên cơ quan và tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã, sở tư pháp, công an huyện, ngân hàng, công ty nơi bạn làm việc. Mỗi tên nên có một cách dịch duy nhất dùng xuyên suốt.
Với công ty và trường học có tên tiếng Anh chính thức, hãy dùng đúng tên đó chứ đừng để người dịch tự đặt. Bạn tra được trên trang của chính tổ chức ấy.
Nhóm bốn: chức danh và ngành nghề
Chức danh trên hợp đồng lao động, tên ngành học trên bằng cấp, tên chuyên môn trên chứng chỉ hành nghề. Đây là nhóm ảnh hưởng trực tiếp tới việc đánh giá hồ sơ.
Hãy tra xem nghề của bạn được gọi là gì trong danh mục nghề nghiệp của nước đến, và dùng đúng thuật ngữ ấy. Một cách dịch sát nghĩa nhưng không trùng thuật ngữ chuẩn có thể làm hồ sơ khó khớp.
Nhóm năm: số và ngày tháng
Quy ước cách viết ngày tháng, vì cách viết của Việt Nam và của nhiều nước khác nhau về thứ tự ngày và tháng.
Cách an toàn nhất là viết tên tháng bằng chữ thay vì bằng số. Ngày mùng năm tháng ba không bị đọc nhầm thành ngày mùng ba tháng năm nếu tháng được viết bằng chữ.
Nhóm bảy: chữ viết tay trong giấy cũ
Giấy khai sinh và sổ hộ tịch cũ thường có phần viết tay, đôi khi mờ hoặc khó đọc. Người dịch có thể đoán sai một chữ, và chữ đó lại là tên riêng hoặc một con số.
Hãy tự đọc bản gốc và ghi rõ trong bảng những chữ dễ đọc nhầm. Bạn biết tên bà mình viết thế nào; người dịch chỉ nhìn thấy nét mực.
Gửi bảng trước, không phải sau
Hãy gửi bảng cho đơn vị dịch cùng với tài liệu, không phải sau khi nhận bản dịch rồi mới sửa. Sửa sau tốn tiền và tốn thời gian của cả hai bên.
Và hãy yêu cầu họ xác nhận đã áp dụng bảng. Một dòng email xác nhận là đủ và nó tạo ra trách nhiệm.
Cập nhật khi có tên mới
Mỗi khi xuất hiện một tên riêng mới trong hồ sơ, hãy thêm vào bảng. Sau vài tháng, bảng của bạn sẽ khá đầy đủ.
Lưu nó cùng thư mục hồ sơ và dùng lại cho mọi lần dịch về sau, kể cả cho các thủ tục ở nước đến sau khi đã sang.
Nhóm sáu: từ chỉ quan hệ gia đình
Tiếng Việt phân biệt rất nhiều mức quan hệ mà nhiều ngôn ngữ khác gộp chung: cô, dì, thím, mợ đều có thể thành một từ. Ngược lại, anh và em ruột có thể mất phần thông tin về thứ bậc.
Với hồ sơ cần chứng minh quan hệ, hãy quy ước cách dịch kèm chú thích rõ bên nội hay bên ngoại. Một chú thích ngắn giúp người đọc dựng đúng sơ đồ gia đình của bạn.
Kiểm tra bản dịch bằng bảng
Khi nhận bản dịch, hãy dò từng tên riêng theo bảng. Đây là cách kiểm nhanh nhất và nó bắt được đúng loại lỗi hay gặp.
Mười phút lập bảng cộng mười phút dò lại thay thế cho cả một vòng yêu cầu bổ sung. Ít có việc nào trong hồ sơ có tỷ lệ tốt như vậy.
Hỏi đáp
Đơn vị dịch có nhận bảng của tôi không?
Đơn vị chuyên nghiệp rất hoan nghênh vì nó giảm việc cho họ. Nếu họ từ chối, đó là một thông tin về cách họ làm việc.
Tên tôi đã dịch khác ở hồ sơ cũ thì sao?
Hãy giữ nhất quán với hồ sơ đã nộp trước đây và ghi chú về sự khác biệt nếu cần. Đổi cách viết giữa chừng tạo ra mâu thuẫn.
Địa danh nên dịch hay giữ nguyên?
Thường giữ nguyên tên riêng không dấu, kèm chú thích loại đơn vị hành chính bằng tiếng nước ngoài.
Tôi không biết ngoại ngữ thì lập bảng thế nào?
Phần tên người và địa danh bạn tự làm được từ hộ chiếu. Phần chức danh và tên cơ quan hãy nhờ người dịch đề xuất rồi bạn duyệt.
