Hồ sơ đã kết thúc, cả nhà đã sang, và bạn muốn cất xấp giấy ấy đi cho khuất mắt. Đừng vứt nó. Trong mười năm tới, bạn sẽ mở lại nó nhiều lần hơn bạn tưởng.
Bạn sẽ cần lại khi nào
Nộp hồ sơ gỡ bỏ điều kiện. Gia hạn thẻ cư trú. Xin nhập quốc tịch. Bảo lãnh cha mẹ hoặc anh chị em. Làm giấy tờ cho con. Và mỗi lần nộp bất cứ hồ sơ nào ở bất cứ nước nào.
Sáu tình huống này đều hỏi lại những gì bạn đã khai. Và câu trả lời của bạn phải khớp với hồ sơ cũ.
Nhất quán là lý do chính
Cơ quan di trú lưu hồ sơ rất lâu. Khi bạn nộp hồ sơ mới sau mười năm, họ tra lại những gì bạn đã khai.
Không giữ bản sao nghĩa là bạn phải trả lời từ trí nhớ, và trí nhớ sau mười năm thì không đáng tin. Đây là cách tự tạo ra mâu thuẫn trong chính hồ sơ của mình.
Nhóm một: hồ sơ đã nộp
Mọi biểu mẫu, mọi thư giải trình, mọi phụ lục, theo từng lần nộp và có ghi ngày. Đừng trộn các phiên bản với nhau.
Đây là nhóm quan trọng nhất, vì nó ghi lại chính xác những gì bạn đã nói với cơ quan nhà nước.
Nhóm hai: thư từ
Mọi thư nhận được và mọi thư đã gửi, theo thứ tự thời gian. Kèm mã vận đơn và xác nhận nộp nếu có.
Nhóm này là biên niên của hồ sơ. Nó trả lời câu hỏi việc gì xảy ra khi nào, và nó cần khi phải chứng minh một mốc thời gian.
Nhóm ba: giấy tờ gốc
Giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, bằng cấp, và các bản dịch đã hợp pháp hoá. Nhiều thứ trong nhóm này dùng lại được cho các thủ tục ở nước đến.
Giữ trong túi chống ẩm ở một chỗ cố định. Và mang theo khi chuyển nhà thay vì gửi theo đồ đạc.
Nhóm bốn: bằng chứng cư trú và đi lại
Hộ chiếu cũ có dấu, vé máy bay, hợp đồng thuê nhà, hoá đơn điện nước, bảng lương. Những thứ này chứng minh bạn đã ở đâu và khi nào.
Chúng cần cho hồ sơ xin quốc tịch, nơi bạn phải chứng minh thời gian cư trú liên tục. Và chúng không dựng lại được sau nhiều năm.
Nhóm năm: hồ sơ tài chính
Chứng từ nguồn vốn, sao kê đã nộp, chứng từ chuyển tiền quốc tế, và các tờ khai thuế của giai đoạn chuyển tiếp. Nhóm này hay bị coi là đã xong nên bị bỏ đi.
Nhưng nó được hỏi lại khi bạn chuyển tiền về, khi kê khai tài sản ở nước ngoài, và khi có bất kỳ câu hỏi nào về nguồn gốc một khoản tiền. Hãy giữ nguyên bộ này cùng với phần còn lại.
Số hoá toàn bộ
Quét hoặc chụp mọi tờ, đặt tên theo quy tắc cố định, lưu ở hai nơi độc lập. Kiểm tra định kỳ rằng bản sao lưu mở được.
Bản số hoá không thay thế bản gốc cho mọi thủ tục, nhưng nó cứu bạn khi bản gốc mất và nó cho phép bạn tra cứu nhanh.
Một trang tóm tắt
Viết một trang ghi các mốc chính: ngày nộp, ngày phỏng vấn, ngày được cấp, ngày nhập cảnh lần đầu, số hồ sơ, và tên các cơ quan liên quan.
Trang này là thứ bạn mở đầu tiên mỗi lần cần tra cứu. Nó tiết kiệm hàng giờ lục tìm trong hộp hồ sơ dày.
Nơi cất và người biết
Hãy để bộ hồ sơ ở một chỗ cố định mà ít nhất hai người lớn trong nhà đều biết, cùng với một trang hướng dẫn ngắn về cách tìm từng nhóm.
Với gia đình vừa chuyển sang một nước mới, việc này càng quan trọng: nếu người nắm hồ sơ gặp chuyện, phần còn lại của gia đình vẫn phải làm được các thủ tục đang dở.
Rà lại mỗi năm một lần
Mở hộp ra, kiểm xem có tờ nào ẩm hỏng không, cập nhật những giấy tờ mới phát sinh, và kiểm tra bản sao lưu trực tuyến còn mở được.
Ba mươi phút mỗi năm là đủ. Và hãy làm vào một dịp cố định để không quên, chẳng hạn cùng lúc với việc rà các mốc thời gian của gia đình.
Hồ sơ của con
Các cháu lớn lên và sẽ tự làm hồ sơ của mình: xin quốc tịch, xin học, hoặc bảo lãnh người khác. Khi đó chúng cần chính bộ hồ sơ này.
Hãy giữ riêng một thư mục cho từng cháu và bàn giao cho các con khi đủ tuổi. Đây là thứ bạn làm một lần mà phục vụ cả một thế hệ sau.
Hỏi đáp
Giữ trong bao lâu?
Vô thời hạn. Hồ sơ cũ vẫn được hỏi tới sau nhiều năm, kể cả khi bạn đã có quốc tịch.
Có thể bỏ bản giấy và chỉ giữ bản số hoá không?
Không nên với nhóm giấy tờ gốc. Nhiều thủ tục vẫn yêu cầu bản gốc hoặc bản chứng thực.
Hộ chiếu cũ hết hạn rồi có giữ không?
Có, vì dấu xuất nhập cảnh trong đó là bằng chứng về lịch sử đi lại của bạn.
Công ty dịch vụ giữ hồ sơ rồi thì tôi còn cần không?
Rất cần. Họ không giữ mãi, và bản của họ phục vụ họ chứ không phục vụ bạn.
