Giấy tờ Việt Nam mang ra nước ngoài phải được xác nhận là thật thì cơ quan nước ngoài mới tin. Có hai con đường để làm việc đó, một dài và một ngắn, và con đường bạn phải đi phụ thuộc vào một điều tra được trong năm phút.
Điều cần tra trước tiên
Nước đến có tham gia công ước quốc tế về miễn hợp pháp hoá giấy tờ hay không, và Việt Nam có tham gia hay không. Chỉ khi cả hai cùng tham gia thì con đường ngắn mới áp dụng.
Danh sách thành viên công ước được công bố công khai và thay đổi theo thời gian. Hãy tra danh sách hiện hành thay vì dựa vào thông tin cũ.
Con đường ngắn: một con tem
Nếu áp dụng được, giấy tờ của bạn chỉ cần một chứng nhận duy nhất do cơ quan có thẩm quyền cấp. Cơ quan nước ngoài chấp nhận trực tiếp mà không cần thêm bước nào.
Đây là con đường nhanh hơn nhiều, thường tính bằng ngày thay vì tuần. Nếu đủ điều kiện, hãy dùng nó.
Con đường dài: hợp pháp hoá lãnh sự
Gồm hai chặng. Chặng một là chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam, xác nhận con dấu và chữ ký trên giấy tờ là thật.
Chặng hai là hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước đến tại Việt Nam, xác nhận chữ ký của cơ quan Việt Nam. Sau hai chặng, giấy tờ mới dùng được ở nước đó.
Trình tự không đảo được
Giấy tờ gốc, rồi chứng thực nếu cần, rồi dịch và công chứng bản dịch, rồi mới hợp pháp hoá. Một số nước yêu cầu hợp pháp hoá cả bản gốc lẫn bản dịch.
Làm sai thứ tự là phải làm lại từ đầu và trả tiền hai lần. Hãy hỏi rõ trình tự áp dụng cho nước của bạn trước khi bắt đầu bước đầu tiên.
Thời gian thực tế
Con đường ngắn thường vài ngày làm việc. Con đường dài có thể mất vài tuần, và lâu hơn nếu cơ quan đại diện của nước đến đông hồ sơ hoặc yêu cầu đặt lịch hẹn.
Hãy cộng khoảng này vào kế hoạch chung. Người đặt lịch phỏng vấn rồi mới đi hợp pháp hoá thường phải hoãn lịch.
Giấy tờ nước ngoài mang về Việt Nam
Chiều ngược lại cũng có thủ tục tương tự: giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần được hợp pháp hoá rồi dịch sang tiếng Việt.
Việc này cần khi bạn ghi chú hộ tịch, hoặc khi nộp giấy tờ nước ngoài cho cơ quan Việt Nam. Hãy làm khi còn đang ở nước đó, vì làm từ xa khó hơn nhiều.
Một số giấy tờ được miễn
Có những loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá theo điều ước giữa hai nước, hoặc theo quy định riêng của cơ quan tiếp nhận. Hộ chiếu là ví dụ phổ biến.
Hãy hỏi danh sách được miễn trước khi mang cả xấp đi làm thủ tục. Mỗi tờ được miễn là một khoản phí và một lần chờ mà bạn tiết kiệm được.
Không phải giấy nào cũng hợp pháp hoá được
Chỉ giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp mới hợp pháp hoá được. Giấy viết tay, giấy của tổ chức tư nhân, hoặc bản photo không có chứng thực thì không.
Nếu bạn cần dùng một tài liệu tư nhân, hãy công chứng nó trước để biến chữ ký thành một sự kiện được cơ quan xác nhận. Khi đó nó mới vào được chuỗi thủ tục.
Làm một lượt cho cả bộ
Hãy gom toàn bộ giấy tờ cần hợp pháp hoá và làm trong một đợt, thay vì mỗi lần một tờ. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại và phí.
Trước khi đi, hãy lập danh sách và đối chiếu với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Thiếu một tờ nghĩa là phải quay lại từ đầu chuỗi.
Dịch trước hay hợp pháp hoá trước
Đây là câu hỏi hay bị làm sai nhất. Một số nước yêu cầu hợp pháp hoá bản gốc rồi mới dịch, số khác yêu cầu dịch rồi hợp pháp hoá cả hai.
Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hoặc cơ quan đại diện của nước đến trước khi bắt đầu. Làm ngược thứ tự là phải làm lại toàn bộ chuỗi và trả tiền hai lần.
Lưu bản đã hợp pháp hoá
Chụp lại toàn bộ và lưu ở hai nơi. Nhiều giấy tờ dùng lại được cho các thủ tục về sau, và việc làm lại tốn kém hơn nhiều so với việc cất giữ.
Ghi vào bảng theo dõi ngày làm và ngày hết hiệu lực của giấy tờ gốc. Một bản hợp pháp hoá của giấy tờ đã hết hiệu lực cũng không dùng được.
Hỏi đáp
Làm sao biết nước tôi đến thuộc nhóm nào?
Tra danh sách thành viên công ước hiện hành, hoặc hỏi thẳng cơ quan đại diện của nước đó tại Việt Nam.
Hợp pháp hoá có thời hạn không?
Bản thân việc hợp pháp hoá không hết hạn, nhưng giấy tờ gốc thì có. Hãy canh theo hạn của giấy tờ gốc.
Người ở nước ngoài làm được không?
Có thể uỷ quyền cho người thân tại Việt Nam, hoặc làm một số thủ tục qua cơ quan đại diện. Hãy hỏi trước về phạm vi.
Phí khoảng bao nhiêu?
Lệ phí nhà nước được niêm yết công khai và thường nhỏ. Nếu dùng dịch vụ trung gian thì có thêm phí của họ.
