Khi tìm nơi dịch giấy tờ, hai câu được hỏi nhiều nhất là bao nhiêu tiền và bao lâu xong. Đó cũng là hai yếu tố ít quyết định nhất tới việc hồ sơ của bạn có trôi hay không. Thứ quyết định nằm ở chỗ khác.
Điều kiện đầu tiên: được công nhận
Bản dịch phải do đơn vị có chức năng thực hiện, và chữ ký người dịch phải được công chứng hoặc chứng thực. Bản dịch của một người giỏi ngoại ngữ nhưng không có tư cách thì không dùng được.
Hãy hỏi thẳng đơn vị họ làm công chứng bản dịch ở đâu và cho xem một mẫu đã hoàn thiện. Một đơn vị làm thật sẽ đưa ra ngay.
Điều kiện thứ hai: kinh nghiệm đúng loại giấy tờ
Dịch hợp đồng thương mại và dịch giấy khai sinh là hai việc khác nhau. Giấy tờ hộ tịch có cách trình bày riêng, có phần con dấu và phần ghi chú mà người chưa quen hay bỏ sót.
Hãy hỏi họ đã dịch bao nhiêu hồ sơ định cư và cho nước nào. Kinh nghiệm với đúng nước bạn nhắm tới là một lợi thế thật, vì mỗi nước có yêu cầu trình bày hơi khác.
Điều kiện thứ ba: quy trình kiểm tra
Hỏi họ có người soát lại bản dịch trước khi giao không, và ai làm việc đó. Một quy trình có hai người luôn tốt hơn một người làm xong rồi giao thẳng.
Cũng hỏi họ xử lý thế nào khi phát hiện sai sau khi đã giao. Một đơn vị sửa miễn phí và nhanh là đơn vị tự tin về chất lượng của mình.
Điều kiện thứ tư: chịu làm việc với bạn
Đơn vị tốt sẽ hỏi bạn về cách viết tên riêng, tên công ty, tên địa danh trước khi dịch. Đơn vị làm cho xong sẽ tự quyết và bạn chỉ biết khi nhận bản dịch.
Hãy chủ động gửi một bảng thuật ngữ ngay từ đầu. Phản ứng của họ với bảng đó cho bạn biết rất nhiều về cách họ làm việc.
Vì sao giá rẻ không phải lợi thế
Chênh lệch giá giữa các đơn vị cho một bộ hồ sơ thường không lớn so với tổng chi phí định cư. Nhưng chênh lệch về hậu quả của một bản dịch sai thì rất lớn.
Một con số sai trong bản dịch tạo ra mâu thuẫn trong hồ sơ, và mâu thuẫn thì dẫn tới yêu cầu bổ sung. Một vòng bổ sung tốn vài tháng, tức đắt hơn nhiều lần khoản tiết kiệm được.
Vì sao tốc độ cũng không
Dịch gấp trong một ngày cho cả bộ hồ sơ thường đi kèm với việc bỏ qua khâu soát lại. Hãy để đủ thời gian và đọc kỹ trước khi mang đi hợp pháp hoá.
Nếu bạn đang gấp, hãy gấp ở khâu khác. Khâu này là khâu mà một lỗi nhỏ ở đầu chuỗi nhân lên ở mọi bước sau.
Làm thử một tài liệu
Trước khi giao cả bộ, hãy đưa một giấy tờ khó nhất và xem kết quả. Giấy khai sinh cũ có chữ viết tay là bài thử tốt.
Đọc bản dịch đó thật kỹ: mọi con số, mọi tên riêng, phần con dấu, phần ghi chú bên lề. Nếu bản thử đạt, bạn giao phần còn lại với sự yên tâm.
Đơn vị ở đâu
Với giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài, dịch tại Việt Nam thường thuận tiện và rẻ hơn. Nhưng hãy kiểm tra nước đến có chấp nhận bản dịch làm tại Việt Nam không.
Một số nước chỉ nhận bản dịch do đơn vị được công nhận tại chính nước đó thực hiện. Hãy xác minh điều này trước khi trả tiền dịch cả bộ hồ sơ.
Hỏi rõ số bản và cách giao
Hồ sơ định cư thường cần nhiều bản của cùng một tài liệu: một cho cơ quan tiếp nhận, một lưu, đôi khi một cho bên thứ ba. Mỗi bản đều phải có công chứng riêng, không photo lại được.
Hãy tính số bản ngay từ đầu và đặt dư ra một hai bản. Đặt thêm sau nghĩa là làm lại thủ tục công chứng và đi lại thêm một lần.
Giữ quan hệ lâu dài
Hồ sơ định cư không kết thúc ở lần nộp đầu. Bạn sẽ cần dịch thêm ở giai đoạn bổ sung, ở giai đoạn gỡ bỏ điều kiện, và cho các thủ tục tại nước đến.
Một đơn vị đã có bảng thuật ngữ của bạn và đã quen hồ sơ sẽ làm nhanh và nhất quán hơn. Hãy coi đây là quan hệ nhiều năm chứ không phải một giao dịch.
Hỏi đáp
Tôi tự dịch rồi nhờ công chứng được không?
Không. Công chứng bản dịch xác nhận chữ ký của người dịch có tư cách, nên bản dịch phải do người có tư cách thực hiện.
Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký khác nhau không?
Có, tuỳ nơi thực hiện và tuỳ loại giấy tờ. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận ở nước đến họ yêu cầu loại nào.
Giá thường tính thế nào?
Theo trang hoặc theo số chữ, cộng phí công chứng theo bản. Hãy hỏi báo giá trọn gói cho cả bộ và số bản cần.
Có nên dùng dịch vụ trọn gói của công ty di trú không?
Tiện nhưng bạn vẫn phải tự đọc lại bản dịch. Trách nhiệm về nội dung hồ sơ thuộc về người ký tên là bạn.
