Chứng minh quan hệ với một người không còn nữa, hoặc chứng minh nguồn gốc một khoản thừa kế, đều cần một bộ giấy tờ riêng mà ít ai chuẩn bị trước. Và đây thường là bộ mất nhiều thời gian nhất để thu thập.
Khi nào bạn cần tới nhóm này
Ba tình huống chính: nguồn vốn của bạn đến từ thừa kế, bạn phải chứng minh quan hệ với ông bà hoặc cha mẹ đã mất, hoặc mẫu đơn hỏi về người thân bao gồm cả người đã qua đời.
Trong cả ba, giấy tờ về người đã mất là mắt xích không bỏ qua được. Bỏ trống một mắt xích là để lại một khoảng trống mà người thẩm định sẽ hỏi tới.
Giấy chứng tử và trích lục khai tử
Giống với khai sinh, bản chính chỉ cấp một lần nhưng trích lục xin được bất cứ lúc nào từ sổ gốc tại nơi đã đăng ký khai tử.
Với người mất đã lâu hoặc mất ở địa phương xa, việc tìm sổ gốc có thể mất thời gian. Hãy bắt đầu sớm và hỏi cơ quan hộ tịch cấp huyện nếu không rõ sổ đang ở đâu.
Khi chưa từng đăng ký khai tử
Với những trường hợp mất từ rất lâu, hoặc mất trong hoàn cảnh đặc biệt, có thể chưa từng có đăng ký khai tử.
Thủ tục đăng ký khai tử muộn tồn tại và làm được, dựa trên bằng chứng gián tiếp như giấy tờ của bệnh viện, xác nhận của địa phương, hoặc lời khai của người làm chứng.
Chứng minh quan hệ nhiều đời
Để nối bạn với ông bà, cần giấy khai sinh của bạn, giấy khai sinh của cha hoặc mẹ, và giấy tờ của ông bà. Ba mắt xích, và mắt xích giữa là mắt xích hay thiếu nhất.
Hãy vẽ sơ đồ gia đình và đánh dấu từng mắt xích cần chứng minh. Nhìn vào sơ đồ, bạn biết ngay phải đi xin những gì và ở đâu.
Khi giấy tờ thế hệ trước không còn
Đây là tình huống rất phổ biến với thế hệ sinh trước những năm bảy mươi. Bằng chứng gián tiếp trở thành nguồn chính.
Sổ hộ khẩu cũ có ghi quan hệ với chủ hộ, học bạ ghi tên phụ huynh, giấy tờ nhà đất có tên các thành viên, và giấy xác nhận của cơ quan hộ tịch về việc sổ không còn lưu. Cộng lại chúng dựng được một câu chuyện.
Khai nhận di sản
Nếu nguồn vốn của bạn từ thừa kế, cần văn bản khai nhận di sản hoặc thoả thuận phân chia di sản có công chứng, xác định rõ phần của bạn.
Thủ tục này cần sự tham gia của tất cả những người cùng hàng thừa kế. Với gia đình đông người hoặc có người ở nước ngoài, đây là việc mất nhiều tháng.
Di chúc
Nếu có di chúc, cần bản hợp pháp và giấy tờ chứng minh nó đã có hiệu lực. Di chúc viết tay không công chứng có thể gây tranh cãi và làm chậm thủ tục.
Hãy hỏi công chứng viên về giá trị pháp lý của di chúc bạn đang có trước khi dựa vào nó cho hồ sơ.
Sang tên trước khi nộp
Tài sản thừa kế chưa sang tên thì chưa phải của bạn về mặt pháp lý. Hãy hoàn tất việc sang tên trước khi đưa tài sản đó vào hồ sơ nguồn vốn.
Một tài sản còn đứng tên người đã mất là một tài sản không dùng được cho hồ sơ, dù cả gia đình đều biết nó thuộc về bạn.
Chụp lại mọi giấy tờ cũ trong nhà
Trước khi bắt đầu bất cứ thủ tục nào, hãy lục lại tủ giấy tờ của gia đình và chụp toàn bộ những gì có: sổ hộ khẩu cũ, giấy tờ nhà đất, học bạ, thẻ thương binh, sổ hưu, giấy khen.
Nhiều tờ trong đó trông không liên quan nhưng lại là bằng chứng gián tiếp rất tốt về quan hệ gia đình và về nơi cư trú. Và chúng có thể mất hoặc hỏng bất cứ lúc nào.
Bắt đầu từ hôm nay
Nếu trong kế hoạch của bạn có bất kỳ yếu tố nào liên quan tới người đã mất, hãy bắt đầu thu thập ngay. Đây là nhóm giấy tờ mà thời gian không giúp gì, chỉ làm khó thêm.
Người còn nhớ chuyện cũ trong họ hàng cũng là nguồn quý. Hãy hỏi họ sớm về nơi đăng ký hộ tịch và về những giấy tờ có thể còn ở đâu đó trong nhà.
Hỏi đáp
Ông bà tôi mất ở quê từ lâu, không có giấy gì cả thì sao?
Hãy xin xác nhận của cơ quan hộ tịch về việc không còn lưu, và bổ sung bằng chứng gián tiếp cùng lời khai của người làm chứng.
Anh chị em không hợp tác khai nhận di sản thì làm sao?
Có thể phải qua thủ tục toà án để phân chia. Đây là việc mất thời gian, nên hãy tính vào kế hoạch từ sớm.
Mẫu đơn có hỏi về người thân đã mất không?
Nhiều mẫu có, và vẫn phải khai kèm ghi chú về việc đã qua đời. Đừng tự bỏ vì nghĩ không còn liên quan.
Giấy chứng tử có cần hợp pháp hoá không?
Nếu nộp cho cơ quan nước ngoài thì có, theo đúng yêu cầu của nước đó như mọi giấy tờ hộ tịch khác.
