Ngày sinh trên căn cước khác giấy khai sinh một ngày. Tên đệm có ở giấy này mà không có ở giấy kia. Nơi sinh ghi theo một huyện đã đổi tên ba mươi năm trước. Những việc này sửa được, nhưng phải biết sửa theo hướng nào và mất bao lâu.
Đâu là thông tin đúng
Nguyên tắc chung: sổ gốc hộ tịch là căn cứ. Các giấy tờ khác như căn cước, bằng cấp, sổ bảo hiểm đều điều chỉnh theo nó, không phải ngược lại.
Nghĩa là nếu giấy khai sinh ghi một ngày và căn cước ghi ngày khác, thường phải sửa căn cước cho khớp khai sinh. Trừ khi chính sổ gốc ghi sai so với sự thật, và đó là trường hợp khác.
Hai loại thủ tục
Đính chính là sửa lỗi ghi chép trong sổ hộ tịch, khi thông tin được ghi không đúng với hồ sơ đăng ký ban đầu. Thủ tục này nhẹ hơn.
Cải chính là thay đổi nội dung đã đăng ký khi có căn cứ cho thấy thông tin đó không đúng với thực tế. Thủ tục này nặng hơn và cần bằng chứng mạnh hơn.
Xác định mình thuộc loại nào
Hãy đến cơ quan hộ tịch nơi đăng ký ban đầu và mang theo mọi giấy tờ có thông tin khác nhau. Họ sẽ đối chiếu với sổ gốc và cho biết cần làm thủ tục gì.
Đừng đoán trước rồi chuẩn bị hồ sơ theo phỏng đoán. Một buổi hỏi trực tiếp tiết kiệm nhiều lần đi lại.
Giấy tờ cần có
Giấy tờ tuỳ thân, mọi bản có thông tin liên quan, và bằng chứng cho thông tin đúng. Bằng chứng có thể là học bạ cũ, sổ bảo hiểm xã hội, hoặc giấy tờ của cha mẹ.
Càng nhiều giấy tờ cùng ghi một thông tin thì càng dễ. Một mình lời khai của bạn hiếm khi đủ.
Thời gian
Đính chính đơn giản có thể xong trong vài ngày làm việc. Cải chính phức tạp, hoặc trường hợp sổ gốc ở địa phương xa, có thể mất vài tuần tới vài tháng.
Đây là lý do nên làm việc này ngay khi bắt đầu nghĩ tới hồ sơ định cư, không phải khi đã nộp và bị yêu cầu bổ sung.
Lệ phí và người làm thay
Lệ phí cho các thủ tục hộ tịch thường nhỏ và được niêm yết công khai tại cơ quan. Nếu ai đó báo một con số lớn hơn nhiều, hãy hỏi lại cho rõ.
Bạn có thể uỷ quyền cho người thân làm thay với giấy uỷ quyền hợp lệ. Với gia đình quê ở tỉnh xa, đây là cách tiết kiệm nhiều chuyến đi, miễn là người được uỷ quyền nắm rõ cần xin đúng loại giấy nào.
Sửa xong thì phải đồng bộ
Sau khi sổ hộ tịch được sửa, bạn phải làm lại các giấy tờ phái sinh: căn cước, hộ chiếu, bằng lái, sổ bảo hiểm, và giấy tờ ngân hàng.
Nếu không, bạn tạo ra một bộ giấy tờ mới lệch với bộ cũ. Hãy lên danh sách mọi nơi có thông tin của bạn và đi cập nhật một lượt.
Hộ chiếu là ưu tiên
Với hồ sơ định cư, hộ chiếu là giấy tờ mà cơ quan nước ngoài đọc. Hãy làm lại hộ chiếu sau khi đính chính, trước khi nộp hồ sơ.
Và hãy chuẩn hoá mọi giấy tờ khác theo đúng cách viết trên hộ chiếu mới, kể cả thứ tự họ tên và cách viết không dấu.
Khi không sửa được
Có trường hợp sổ gốc đã mất và không có căn cứ để đính chính. Khi đó lựa chọn là đăng ký lại khai sinh với thông tin đúng, dựa trên bằng chứng gián tiếp.
Nếu vẫn không được, hãy xin giấy xác nhận rằng các thông tin khác nhau đó cùng chỉ một người. Giấy này kèm giải trình có thể đủ cho nhiều hồ sơ.
Làm cho cả nhà cùng lúc
Nếu một người trong nhà có sai lệch, khả năng cao những người khác cũng có, vì giấy tờ thường được lập cùng thời kỳ bởi cùng một cơ quan.
Hãy rà giấy tờ của mọi thành viên cùng một lượt và xử lý trong một đợt. Đi lại một lần cho bốn người nhẹ hơn nhiều so với bốn lần cho từng người, nhất là khi quê ở xa.
Đừng tự chọn phiên bản
Một số người khai theo bản nào tiện cho hồ sơ, hoặc sửa giấy tờ cho khớp nhau bằng cách không chính thức. Đây là con đường dẫn tới vấn đề khai báo không trung thực.
Hãy làm đúng thủ tục, hoặc khai đúng thực tế kèm giải thích. Một sai lệch được giải thích rõ ràng ít gây hại hơn nhiều so với một sai lệch bị che đi.
Hỏi đáp
Tôi muốn đổi ngày sinh cho hợp tuổi thì được không?
Không. Đính chính chỉ để sửa cho đúng với sổ gốc hoặc với thực tế có căn cứ, không phải để thay đổi theo mong muốn.
Cơ quan nào giải quyết?
Thường là nơi đã đăng ký hộ tịch ban đầu, hoặc cấp trên của nơi đó tuỳ loại thủ tục. Hãy hỏi cơ quan hộ tịch cấp huyện nếu không rõ.
Sửa xong có ảnh hưởng tới hồ sơ đã nộp trước đây không?
Có thể tạo ra khác biệt so với hồ sơ cũ. Hãy khai rõ việc đã đính chính kèm quyết định, thay vì để người xét tự phát hiện.
Người đang ở nước ngoài làm được không?
Có thể uỷ quyền cho người thân tại Việt Nam, hoặc làm qua cơ quan đại diện với một số thủ tục. Hãy hỏi trước về phạm vi.
