Trong bộ hồ sơ định cư có bốn loại giấy chỉ sống được vài tháng: lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận cư trú, và kết quả khám sức khoẻ. Làm sớm thì hết hạn, làm muộn thì không kịp. May là có một cách tính khá đơn giản.
Tính ngược từ ngày nộp
Bắt đầu từ ngày bạn dự kiến nộp hồ sơ. Trừ đi thời gian hợp pháp hoá, trừ tiếp thời gian dịch thuật, trừ tiếp thời gian cấp giấy. Kết quả là ngày bạn nên bắt đầu làm thủ tục.
Phép tính này nghe hiển nhiên nhưng rất ít người làm. Phần lớn bắt đầu khi nhớ ra, và phát hiện mình lệch vài tuần theo hướng này hay hướng kia.
Cộng khoảng đệm
Mỗi chặng đều có thể chậm hơn dự kiến: cơ quan đông hồ sơ, phải xác minh thêm, hoặc bạn phải bổ sung giấy tờ. Hãy cộng thêm ít nhất một phần tư thời gian ước tính.
Khoảng đệm này không lãng phí. Nó là thứ giữ cho toàn bộ lịch trình đứng vững khi một chặng trượt.
Làm cả bốn cùng một đợt
Vì cả bốn đều có hạn ngắn tương tự, hãy làm chúng trong cùng một khoảng thời gian. Như vậy chúng cùng hết hạn và bạn chỉ phải theo dõi một mốc.
Làm rải rác khiến bạn có bốn mốc khác nhau, và khả năng một cái hết hạn khi ba cái kia còn tốt là rất cao.
Khám sức khoẻ đi cuối
Trong bốn thứ, khám sức khoẻ thường có hạn ngắn nhất và cũng tốn kém nhất để làm lại. Nhiều chương trình còn chỉ định cơ sở khám cụ thể.
Hãy để nó ở cuối, sau khi các phần khác đã sẵn sàng, và chỉ làm khi biết chắc hồ sơ sắp nộp. Khám quá sớm là khoản chi mất trắng phổ biến nhất trong hồ sơ.
Khi hồ sơ kéo dài
Với hồ sơ chạy hai ba năm, bạn gần như chắc chắn phải làm mới nhóm này ít nhất một lần, đặc biệt khi được mời phỏng vấn hoặc khi có yêu cầu bổ sung.
Hãy dự trù cả về thời gian lẫn chi phí cho việc làm lại. Coi đó là một phần bình thường của quá trình chứ không phải một sự cố.
Bảng theo dõi
Một bảng cho cả nhà: mỗi dòng một giấy tờ, ghi của ai, cấp ngày nào, hết hạn ngày nào. Đặt lời nhắc trước hạn hai tháng.
Đây là công cụ đơn giản nhất và hiệu quả nhất. Nó thay thế cho toàn bộ nỗi lo rằng mình có đang quên gì không.
Ba mốc dễ làm hỏng lịch
Mốc một là ngày được mời phỏng vấn, thường báo trước không lâu. Mốc hai là ngày nhận yêu cầu bổ sung, thường kèm hạn tính bằng tuần. Mốc ba là ngày được yêu cầu nhập cảnh lần đầu.
Cả ba đều do cơ quan quyết định và bạn không biết trước. Vì vậy hãy giữ nhóm giấy ngắn hạn ở trạng thái còn hiệu lực trong suốt giai đoạn nhạy cảm, thay vì để hết rồi mới tính.
Hỏi rõ cách tính hạn
Một số cơ quan tính hạn từ ngày cấp, số khác tính tới ngày nộp, số khác nữa tính tới ngày ra quyết định. Ba cách này cho ba kết quả khác nhau.
Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận cách tính của họ. Nếu họ tính tới ngày ra quyết định, bạn cần khoảng đệm rộng hơn nhiều vì thời gian xét không do bạn kiểm soát.
Chi phí của một lần làm lại
Lệ phí bốn loại giấy cộng lại không lớn, nhưng nhân với số người trong nhà, cộng phí dịch thuật và hợp pháp hoá, cộng thời gian đi lại, thì con số đáng kể.
Hãy tính khoản này vào ngân sách ngay từ đầu và giả định bạn phải làm ít nhất hai lần. Coi nó là chi phí thường xuyên của một hồ sơ dài thì bạn không bị bất ngờ về sau.
Đừng nộp giấy sắp hết hạn
Một phiếu còn hai tuần hiệu lực về lý thuyết vẫn hợp lệ, nhưng nó có thể hết hạn trước khi hồ sơ được xét tới.
Nếu giấy của bạn chỉ còn ngắn, hãy làm mới trước khi nộp. Chi phí làm lại nhỏ hơn nhiều so với một vòng yêu cầu bổ sung.
Ai trong nhà làm việc này
Với gia đình bốn người, bốn loại giấy ngắn hạn nhân lên thành mười sáu lượt thủ tục. Hãy giao cho một người làm đầu mối và lập lịch cho cả nhà.
Nhiều gia đình để mỗi người tự lo phần mình, và kết quả là bốn người làm ở bốn thời điểm khác nhau. Khi nộp hồ sơ thì giấy của người này còn tốt còn giấy của người kia đã hết hạn.
Ghi lại nhà cung cấp
Lưu tên cơ sở khám, tên đơn vị dịch, và nơi bạn đã làm thủ tục, kèm thời gian thực tế của từng nơi. Lần sau bạn biết chính xác cần bao lâu.
Với hồ sơ phải làm mới vài lần, ghi chép này biến một việc rối thành một quy trình quen thuộc.
Hỏi đáp
Giấy hết hạn trong lúc chờ thì có phải làm lại không?
Thường chỉ phải làm lại khi cơ quan yêu cầu. Nhiều nơi chấp nhận giấy còn hạn tại thời điểm nộp.
Làm mới có tốn bằng lần đầu không?
Về lệ phí thì thường bằng nhau, nhưng bạn đỡ thời gian vì đã biết quy trình và đã có bảng thuật ngữ cho việc dịch.
Có thể xin gia hạn hiệu lực của giấy không?
Không. Hết hạn thì phải cấp mới, không có cơ chế gia hạn cho các loại giấy này.
Nên bắt đầu trước ngày nộp bao lâu?
Tuỳ địa phương và tuỳ chuỗi thủ tục, nhưng hai tới ba tháng là khoảng hợp lý cho hầu hết trường hợp.
