Bạn đang ở cách Việt Nam mấy nghìn cây số, và giấy tờ bạn cần nằm ở một sở tư pháp trong nước. Có ba con đường để lấy nó, và chọn đúng con đường tiết kiệm được nhiều tháng.
Con đường một: uỷ quyền cho người thân
Người thân ở Việt Nam nộp hồ sơ và nhận kết quả thay bạn, với giấy uỷ quyền hợp lệ. Đây thường là cách nhanh nhất.
Điều kiện: giấy uỷ quyền phải được chứng thực và hợp pháp hoá theo quy định, và phạm vi uỷ quyền phải phù hợp với loại phiếu bạn xin. Hãy hỏi sở tư pháp trước về yêu cầu cụ thể.
Chuẩn bị giấy uỷ quyền
Làm tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước bạn đang ở, hoặc chứng thực tại nước sở tại rồi hợp pháp hoá. Cách thứ nhất thường gọn hơn.
Nếu bạn còn ở Việt Nam và biết mình sẽ cần, hãy làm giấy uỷ quyền trước khi đi. Đây là lời khuyên tiết kiệm nhiều nhất trong bài này.
Con đường hai: nộp trực tuyến
Nhiều địa phương đã cho nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công và trả kết quả qua bưu điện, kể cả gửi ra nước ngoài ở một số nơi.
Ưu điểm là bạn tự làm, không phụ thuộc vào ai. Nhược điểm là cần tài khoản định danh và cần bản chụp giấy tờ đủ chuẩn. Hãy kiểm tra địa phương của bạn có hỗ trợ không.
Con đường ba: qua cơ quan đại diện
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước bạn cư trú tiếp nhận hồ sơ và chuyển về trong nước. Cách này chậm hơn nhưng không cần người thân ở Việt Nam.
Hãy hỏi trước về thủ tục, lịch hẹn và thời gian dự kiến. Nhiều cơ quan đại diện yêu cầu đặt lịch và lịch có thể kín vài tuần.
Chi phí của từng cách
Lệ phí nhà nước giống nhau ở cả ba đường. Khác biệt nằm ở chi phí đi lại, chi phí chuyển phát quốc tế, và phí dịch vụ nếu bạn thuê làm.
Hãy tính cả thời gian của bạn vào phép so sánh. Một cách rẻ hơn mà khiến bạn chờ thêm hai tháng thường không phải cách rẻ hơn thật.
So sánh ba đường
Nếu bạn có người thân tin cậy ở Việt Nam và đã có giấy uỷ quyền, con đường một nhanh nhất. Nếu địa phương bạn hỗ trợ trực tuyến tốt, con đường hai tiện nhất.
Con đường ba là phương án khi hai cách trên không dùng được, và nên tính dư thời gian gấp đôi.
Khai nơi cư trú cho đúng
Tờ khai yêu cầu liệt kê nơi cư trú theo từng giai đoạn. Với người đã ra nước ngoài, phần này gồm cả thời gian ở Việt Nam trước khi đi và thời gian ở nước ngoài.
Hãy ghi đầy đủ và chính xác ngày tháng. Khai thiếu có thể khiến việc xác minh kéo dài hoặc kết quả không đầy đủ.
Nhận kết quả ở đâu
Nếu uỷ quyền, người được uỷ quyền nhận rồi gửi cho bạn. Nếu nộp trực tuyến, nhiều nơi gửi qua bưu điện tới địa chỉ bạn khai.
Gửi thư quốc tế mất thêm thời gian và có rủi ro thất lạc. Hãy dùng dịch vụ có theo dõi và tính khoảng này vào lịch trình.
Sau khi có phiếu
Phiếu cần dịch và hợp pháp hoá trước khi nộp cho cơ quan nước ngoài. Hai bước này có thể làm ở Việt Nam trước khi gửi ra, hoặc làm sau.
Làm tại Việt Nam thường rẻ và nhanh hơn. Nếu người thân đang cầm phiếu, hãy nhờ họ làm luôn cả hai bước rồi gửi bản hoàn chỉnh.
Giữ liên lạc với người được uỷ quyền
Người nhận uỷ quyền có thể bị hỏi bổ sung giấy tờ hoặc phải làm rõ thông tin trong tờ khai. Nếu họ không liên lạc được với bạn, hồ sơ đứng lại.
Hãy thống nhất trước một kênh liên lạc và một khung giờ, và gửi cho họ toàn bộ thông tin cư trú của bạn theo từng giai đoạn. Họ không thể tự biết bạn đã ở đâu trong mười năm qua.
Đừng để sát ngày
Cộng đủ các chặng: nộp hồ sơ, xử lý, gửi kết quả, dịch, hợp pháp hoá, gửi ra nước ngoài. Tổng có thể lên tới vài tháng.
Và nhớ rằng phiếu có hạn ngắn. Bắt đầu quá sớm thì hết hạn, bắt đầu quá muộn thì không kịp, nên hãy tính ngược từ ngày nộp hồ sơ và chừa một khoảng đệm.
Hỏi đáp
Tôi đã xoá đăng ký thường trú khi xuất cảnh thì nộp ở đâu?
Thường là nơi thường trú cuối cùng trước khi xuất cảnh. Hãy hỏi sở tư pháp nơi đó hoặc cơ quan đại diện.
Giấy uỷ quyền làm ở nước ngoài có cần hợp pháp hoá không?
Nếu làm tại cơ quan đại diện Việt Nam thì thường không cần thêm bước. Nếu làm tại cơ quan nước sở tại thì phải hợp pháp hoá.
Có dịch vụ làm hộ không?
Có nhiều, nhưng họ cũng phải qua đúng thủ tục uỷ quyền. Hãy kiểm tra họ làm bằng cách nào trước khi giao giấy tờ.
Kết quả gửi ra nước ngoài mất bao lâu?
Tuỳ dịch vụ chuyển phát, thường một tới hai tuần. Hãy dùng loại có mã theo dõi.
