Giấy khai sinh là giấy tờ được hỏi tới nhiều nhất trong mọi hồ sơ định cư. Nó chứng minh bạn là ai, sinh ngày nào, ở đâu, và con của ai. Nó cũng là giấy mà rất nhiều người Việt không còn giữ bản gốc, và đó là chỗ bắt đầu của không ít rắc rối.
Ba loại giấy tờ khác nhau
Bản chính giấy khai sinh là tờ được cấp một lần khi đăng ký. Trích lục là văn bản do cơ quan hộ tịch cấp dựa trên sổ gốc, xác nhận nội dung đã đăng ký.
Bản sao chứng thực là bản photo của một trong hai loại trên, được cơ quan xác nhận đúng với bản gốc. Ba loại này có giá trị khác nhau và không thay nhau tuỳ tiện được.
Mất bản chính không phải chuyện lớn
Đây là điều nhiều người không biết và lo lắng không cần thiết. Bản chính chỉ cấp một lần và không cấp lại, nhưng bạn xin được trích lục bất cứ lúc nào từ sổ gốc.
Trích lục có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong hầu hết hồ sơ. Với hồ sơ định cư, một trích lục mới cấp thường còn được ưa hơn một bản chính đã cũ nát.
Xin trích lục ở đâu
Tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu, tức uỷ ban nhân dân cấp xã nơi bạn được đăng ký lúc sinh ra.
Nếu đơn vị hành chính đó đã sáp nhập hoặc đổi tên, sổ gốc thường được chuyển về đơn vị kế thừa hoặc lên cấp huyện. Hãy hỏi cơ quan hộ tịch cấp huyện để biết sổ đang ở đâu.
Khi sổ gốc không còn
Với người sinh ở nông thôn nhiều chục năm trước, hoặc ở vùng từng có biến động, sổ gốc có thể đã mất. Đây là tình huống có thủ tục riêng gọi là đăng ký lại khai sinh.
Thủ tục này cần bằng chứng gián tiếp: sổ hộ khẩu cũ, học bạ, giấy tờ tuỳ thân đã cấp trước đây, hoặc lời khai của người làm chứng. Hãy chuẩn bị càng nhiều càng tốt.
Bắt đầu sớm
Đăng ký lại khai sinh mất nhiều thời gian hơn xin trích lục, và có thể phải đi lại nhiều lần nếu ở xa. Với gia đình quê ở tỉnh xa, đây là việc nên làm ngay từ tháng đầu tiên.
Đừng để việc này nằm ở cuối danh sách. Nó là loại việc mà không ai đẩy nhanh được và nó chặn mọi bước sau.
Giấy khai sinh của con
Với hồ sơ có trẻ em, giấy khai sinh của các cháu cũng cần và nó chứng minh quan hệ cha mẹ con. Hãy kiểm tra tên cha và tên mẹ ghi đầy đủ, không bỏ trống.
Nếu một ô để trống hoặc ghi không đầy đủ, hãy làm thủ tục bổ sung trước. Một giấy khai sinh thiếu tên cha sẽ tạo ra câu hỏi ở mọi bước sau.
Giấy khai sinh của cha mẹ
Khi phải chứng minh quan hệ nhiều đời, chẳng hạn hồ sơ bảo lãnh hoặc hồ sơ có ông bà đi cùng, bạn cần cả giấy khai sinh của thế hệ trước.
Đây là phần hay bị bỏ sót nhất khi chuẩn bị. Hãy vẽ sơ đồ gia đình và đánh dấu mọi mắt xích cần chứng minh, rồi đi xin một lượt.
Kiểm tra nội dung kỹ
Đối chiếu ngày sinh, họ tên, nơi sinh, tên cha mẹ với các giấy tờ khác của bạn. Mọi lệch nhau đều phải được xử lý trước khi nộp hồ sơ.
Đây là bước mất mười phút và nó bắt được đúng loại vấn đề mà sau này phải mất nhiều tháng để sửa.
Giấy khai sinh bản điện tử
Nhiều địa phương đã cấp trích lục điện tử có chữ ký số, tra cứu được trên cổng dịch vụ công. Loại này tiện và nhanh hơn nhiều so với đi lại.
Nhưng hãy kiểm tra cơ quan tiếp nhận ở nước đến có chấp nhận bản điện tử không, và bản đó có in ra để dịch công chứng được không. Một số nơi vẫn yêu cầu bản giấy có dấu đỏ.
Số bản cần xin
Hãy xin dư ra vài bản ngay lần đầu. Hồ sơ định cư thường cần nhiều bản cho nhiều nơi, và bạn cũng sẽ cần cho các thủ tục ở nước đến.
Chi phí thêm rất nhỏ so với việc phải quay lại cơ quan hộ tịch một lần nữa, nhất là khi nơi đó cách bạn vài trăm cây số.
Hỏi đáp
Trích lục có được nước ngoài chấp nhận không?
Có, nhưng cần thêm bước dịch thuật và hợp pháp hoá theo yêu cầu của nước đến.
Trích lục có thời hạn không?
Bản thân nó không hết hạn, nhưng nhiều cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản cấp trong vòng một số tháng gần đây.
Tôi ở xa quê thì xin trích lục thế nào?
Có thể uỷ quyền cho người thân tại địa phương, hoặc dùng dịch vụ hành chính công trực tuyến nếu địa phương đó đã triển khai.
Đăng ký lại khai sinh mất bao lâu?
Tuỳ địa phương và tuỳ hồ sơ bạn có, thường từ vài tuần tới vài tháng. Hãy bắt đầu càng sớm càng tốt.
