Trong hệ thống của cơ quan di trú, bạn không phải một cái tên mà là một dãy số. Mọi lần tra cứu, mọi lần liên hệ, mọi lần khiếu nại đều bắt đầu từ dãy số ấy. Mất nó nghĩa là mất khả năng hỏi về chính hồ sơ của mình.
Số hồ sơ
Đây là mã quan trọng nhất, được cấp khi hồ sơ của bạn được tiếp nhận. Nó xuất hiện trên thư xác nhận và trên mọi văn bản sau đó.
Hãy lưu nó ở ba nơi: trong điện thoại, trong một tệp trên mạng, và viết tay trên một tờ giấy cất cùng hộ chiếu. Ba nơi độc lập nhau.
Mã tra cứu trực tuyến
Nhiều hệ thống dùng một mã riêng để tra tiến độ, khác với số hồ sơ. Có nơi cần thêm ngày sinh hoặc số hộ chiếu để xác thực.
Hãy thử tra ngay sau khi nhận được mã, để chắc rằng nó hoạt động. Phát hiện mã sai ở tuần đầu dễ xử lý hơn nhiều so với phát hiện sau sáu tháng.
Tài khoản trực tuyến
Với hệ thống có tài khoản, hãy dùng một địa chỉ thư điện tử riêng cho việc di trú, bật xác thực hai lớp, và lưu mật khẩu ở nơi an toàn.
Đừng để tài khoản đứng tên công ty dịch vụ. Nếu quan hệ với họ chấm dứt, bạn mất luôn quyền truy cập vào chính hồ sơ của mình.
Mã biên nhận
Mỗi lần nộp gì đó, bạn nhận một mã hoặc một tờ biên nhận. Chụp lại ngay tại chỗ trước khi cất vào cặp.
Những tờ giấy này thường nhỏ và dễ mất, nhưng chúng là bằng chứng duy nhất rằng bạn đã nộp. Đã gửi mà không chứng minh được thì bằng chưa gửi.
Mã vận đơn
Với mọi tài liệu gửi qua bưu điện, hãy dùng dịch vụ có theo dõi và lưu mã. Ghi kèm ngày gửi và nội dung đã gửi.
Nếu về sau cơ quan nói chưa nhận được, mã này là thứ bạn cần. Không có nó, bạn chỉ còn lời khẳng định.
Mã của từng người
Với hồ sơ gia đình, mỗi thành viên có thể có mã riêng bên cạnh mã chung của hồ sơ. Hãy lưu đủ cho từng người.
Điều này đặc biệt quan trọng ở giai đoạn khám sức khoẻ và cấp thị thực, khi mỗi người được xử lý riêng và có thể ở tiến độ khác nhau.
Một trang thông tin duy nhất
Hãy lập một trang chứa mọi mã: số hồ sơ, mã tra cứu, tài khoản trực tuyến, số hộ chiếu của từng người, và số điện thoại của cơ quan xử lý.
Lưu nó ở chỗ hai người lớn trong nhà đều mở được. Nếu người phụ trách vắng mặt, phần còn lại của gia đình vẫn tiếp tục được.
Mã của lệ phí đã nộp
Nhiều chương trình thu lệ phí qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán, và mã giao dịch là căn cứ để đối chiếu. Không có nó, việc chứng minh đã nộp phí trở nên rắc rối.
Hãy chụp màn hình xác nhận thanh toán và lưu cùng số hồ sơ. Ghi cả ngày nộp và số tiền, vì một số hệ thống cần cả ba thông tin để tra.
Khi có nhiều hồ sơ song song
Gia đình nộp ở hai nước, hoặc nộp thêm một hồ sơ du học cho con, sẽ có nhiều bộ mã khác nhau. Rất dễ nhầm mã của hồ sơ này sang hồ sơ kia khi liên hệ.
Hãy tách riêng theo từng hồ sơ và ghi rõ tên nước ở đầu mỗi nhóm. Gửi nhầm mã cho cơ quan là cách làm chậm cả hai hồ sơ cùng lúc.
Ghi số lên mọi thứ bạn gửi
Số hồ sơ phải xuất hiện trên mọi trang tài liệu bạn nộp, và trên bao bì nếu gửi giấy. Tài liệu tới nơi mà không gắn được vào hồ sơ nào thì coi như chưa tới.
Đây là chi tiết nhỏ nhưng nó là nguyên nhân của khá nhiều trường hợp thất lạc trong nội bộ cơ quan.
Đừng chia sẻ mã ra ngoài
Số hồ sơ và mã tra cứu là thông tin cá nhân. Đăng chúng lên nhóm mạng xã hội để nhờ người xem hộ là mở cửa cho người lạ theo dõi hồ sơ của bạn.
Nếu cần nhờ ai xem giúp, hãy gửi riêng cho người bạn tin. Và che số hồ sơ khi chụp màn hình để hỏi trong các nhóm cộng đồng.
Khi đổi hộ chiếu
Nhiều hệ thống gắn hồ sơ với số hộ chiếu. Đổi hộ chiếu mà không báo số mới có thể khiến bạn không tra cứu được nữa.
Hãy báo ngay và cập nhật vào trang thông tin của bạn, ghi cả số cũ lẫn số mới. Giữ hộ chiếu cũ để đối chiếu khi cần.
Hỏi đáp
Tôi mất số hồ sơ thì lấy lại thế nào?
Hãy liên hệ cơ quan xử lý kèm họ tên đầy đủ, ngày sinh, số hộ chiếu và ngày nộp gần đúng. Họ tra lại được.
Công ty dịch vụ giữ tài khoản của tôi thì sao?
Hãy yêu cầu chuyển sang tài khoản do bạn kiểm soát, hoặc ít nhất yêu cầu họ cung cấp mã tra cứu để bạn tự kiểm.
Có nên lưu mã trong điện thoại không?
Nên, nhưng đừng chỉ ở đó. Điện thoại mất hoặc hỏng là chuyện xảy ra đúng lúc bạn cần nhất.
Mỗi thành viên có số riêng thì tra thế nào?
Tra từng người theo mã của họ. Tiến độ có thể khác nhau, nhất là ở khâu khám sức khoẻ và cấp giấy tờ.
