Một hồ sơ định cư thường đi qua ba hoặc bốn cơ quan ở hai nước trước khi có kết quả. Hỏi nhầm nơi là cách phổ biến nhất để không nhận được câu trả lời, và để mất vài tuần chờ một phản hồi không bao giờ tới.
Giai đoạn một: cơ quan ở nước đến
Với nhiều chương trình, hồ sơ được nộp và xét lần đầu tại cơ quan di trú của nước đến. Đây là giai đoạn quyết định về điều kiện.
Trong giai đoạn này, người liên hệ thường là người bảo lãnh hoặc đại diện ở nước đó. Mọi câu hỏi về tiến độ đều hướng tới cơ quan này.
Giai đoạn chuyển tiếp
Sau khi được duyệt, hồ sơ được chuyển sang cơ quan phụ trách cấp thị thực, thường là một trung tâm xử lý hoặc cơ quan đại diện tại Việt Nam.
Quá trình chuyển này mất thời gian và trong giai đoạn đó không bên nào có thông tin đầy đủ. Đây là khoảng im lặng hay gây lo nhất và cũng bình thường nhất.
Giai đoạn hai: cơ quan tại Việt Nam
Bạn nộp giấy tờ, khám sức khoẻ, phỏng vấn, và nhận kết quả. Từ đây người liên hệ là chính đương đơn.
Hãy xác định rõ mình đã chuyển sang giai đoạn này chưa. Nhiều người vẫn hỏi cơ quan giai đoạn một trong khi hồ sơ đã chuyển đi từ lâu.
Các bên phụ trợ
Trung tâm tiếp nhận hồ sơ, đơn vị chuyển phát, cơ sở y tế được chỉ định. Mỗi bên có phạm vi riêng và không trả lời được câu hỏi ngoài phạm vi đó.
Trung tâm tiếp nhận biết hồ sơ đã tới chưa nhưng không biết nó được xét thế nào. Hỏi họ về kết quả là hỏi sai nơi.
Hai múi giờ và hai lịch nghỉ
Cơ quan ở nước đến làm việc theo giờ của họ và nghỉ theo lịch lễ của họ. Một câu hỏi gửi đi chiều thứ sáu có thể phải chờ tới tuần sau mới có người đọc.
Hãy tra lịch nghỉ lễ của nước đó và tính vào kỳ vọng về thời gian phản hồi. Nhiều gia đình lo lắng vì im lặng ba ngày mà thực ra đó là kỳ nghỉ.
Xác định mình đang ở đâu
Ba dấu hiệu: số hồ sơ đang dùng là của cơ quan nào, thư gần nhất đến từ đâu, và trang tra cứu nào hiển thị được hồ sơ của bạn.
Ba dấu hiệu này thường thống nhất với nhau. Nếu chúng lệch, hãy hỏi cơ quan đã gửi thư gần nhất, vì đó là nơi đang giữ hồ sơ.
Hỏi đúng kênh
Mỗi cơ quan có kênh liên hệ riêng và thường yêu cầu dùng đúng mẫu. Thư gửi vào địa chỉ chung mất nhiều tuần mới tới đúng bộ phận, nếu tới.
Hãy tìm kênh dành cho loại hồ sơ của bạn và dùng nó. Ghi số hồ sơ ở dòng đầu tiên để người nhận biết ngay đây là việc gì.
Khoảng im lặng khi chuyển
Giữa hai giai đoạn có thể có vài tuần tới vài tháng mà không bên nào cập nhật. Đây là thời điểm nhiều gia đình hoảng nhất.
Hãy hỏi ngay từ khi được duyệt giai đoạn một: hồ sơ sẽ chuyển đi đâu, mất bao lâu, và tôi biết nó đã tới bằng cách nào. Ba câu hỏi này tiết kiệm nhiều tháng lo lắng.
Khi hồ sơ bị kẹt giữa hai nơi
Nơi thứ nhất nói đã chuyển, nơi thứ hai nói chưa nhận. Đây là tình huống có thật và nó cần bằng chứng.
Hãy xin nơi thứ nhất văn bản xác nhận đã chuyển kèm ngày và cách chuyển. Rồi gửi văn bản đó cho nơi thứ hai. Không có nó, hai bên sẽ trỏ về nhau.
Người đại diện làm phức tạp thêm một lớp
Nếu bạn uỷ quyền, thư từ đi tới họ trước, và thông tin tới bạn qua một lớp nữa. Khi hồ sơ chuyển giữa các cơ quan, lớp này dễ làm chậm mọi thứ.
Hãy yêu cầu khai cả địa chỉ của bạn trong hồ sơ để nhận bản sao, và tự tra tiến độ độc lập. Đây là cách duy nhất bạn biết hồ sơ đang ở đâu mà không phải hỏi ai.
Ghi lại mọi lần liên hệ
Ngày, cơ quan nào, kênh gì, nội dung, và phản hồi. Sau vài tháng, bản ghi này cho bạn thấy rõ hồ sơ đã đi qua đâu.
Nó cũng là thứ bạn cần nếu phải khiếu nại về chậm trễ, vì cơ quan cấp cao hơn sẽ hỏi bạn đã liên hệ những đâu và khi nào.
Hỏi đáp
Số hồ sơ có đổi khi chuyển cơ quan không?
Thường có thêm một số mới bên cạnh số cũ. Hãy lưu cả hai và ghi rõ số nào của cơ quan nào.
Người bảo lãnh hay tôi là người hỏi?
Tuỳ giai đoạn. Giai đoạn ở nước đến thường là người bảo lãnh, giai đoạn tại Việt Nam thường là đương đơn.
Chuyển hồ sơ mất bao lâu?
Tuỳ chương trình, từ vài tuần tới vài tháng. Hãy hỏi con số dự kiến ngay khi được duyệt giai đoạn một.
Tôi hỏi mà không ai trả lời thì sao?
Hãy gửi lại qua đúng kênh sau một khoảng hợp lý, nhắc tới lần liên hệ trước kèm ngày. Giữ bằng chứng cả hai lần.
